Мастер-класс: как провести тендер на сайт

Мастер-класс по тендерам от руководителя проектов its.agency Романа Миткевича.

24 июля 2017

• Тендер — не самый лучший способ найти исполнителя. Некоторые компании принципиально не участвуют в тендерах, а если и участвуют, то не выкладываются на полную. Достоверно оценить потенциал компании по коммерческому предложению и дизайн-концепции не получится, и чаще всего исполнителя выбирают по цене. Кто дешевле, тот и получает заказ.

• Но иногда без тендера не обойтись. Например, госкомпания не может просто поручить кому-то работу. Или, если у заказчика нет маркетолога, который знаком с рынком и его участниками, тоже придется проводить тендер. И вот тут начинаются проблемы.

• Заказчик не понимает, что ему нужно и приглашает толпу случайных компаний. Его почта завалена презентациями, он уже не помнит, кто и что предлагал. Чтобы выбрать хоть кого-то, заказчик неожиданно просит концепцию. Половина участников сливается, другая судорожно что-то рисует. Такой тендер — это боль для обеих сторон.

• Я проводил тендеры сам и совершал те же ошибки, пока не оказался на агентской стороне. С тех пор я кое-что понял. Хочу рассказать коллегам со стороны заказчика, как провести тендер, чтобы найти хорошего исполнителя и не испортить отношения с остальными участниками.

• 1. Проводите закрытый тендер

• Тендеры можно проводить публично на специальных площадках, например, на workspace.ru. Можно даже опубликовать тендер в Фейсбуке. Это может сработать, если вы суперизвестная компания, и исполнителям просто в кайф побороться за работу с вами. Получите десятки креативных концепций от лучших компаний. Для всех остальных публичный тендер это риск. Количество участников и их состав не ограничены, поэтому вы получите 20, 30 или 100 предложений от самых разных компаний. Даже с очень подробным ТЗ разброс цен будет колоссальным — от 3 999 руб. за сайт на шаблоне до 1,5 млн. Сделать осмысленный выбор не получится, поэтому мы рекомендуем проводить закрытый тендер.

• Отберите 5–10 компаний, которые уже нравятся вам и подходят по главным параметрам:

• 1. Компания работает в комфортном для вас ценовом сегменте.

  2. В портфолио есть похожие проекты.

• Закрытый тендер избавит вас от предложений, которые заведомо не подойдут.

• Ошибка — приглашать первую десятку из какого-либо рейтинга.

• Место в рейтинге еще не говорит, что эта компания сможет решить именно вашу задачу. Например, на первом месте рейтинга может быть разработчик самых креативных интернет-магазинов, а на втором — самых конверсионных. Оценивать студии лучше по работам в портфолио. Это более показательная характеристика, чем место в рейтинге.

• 2. Опишите задачу

• Исполнитель должен понимать, что его ждет. Проблема в том, что заказчик сам этого еще не понимает. У заказчика есть какая-то проблема, и ее надо решить. Как именно — скажет исполнитель.

• Обычно к тендеру прикладывают техническое задание, но вы не обязаны это делать. ТЗ — это решение вашей задачи, а найти его должен исполнитель. Если вы не разбираетесь в сайтах, не пытайтесь писать точное ТЗ. Достаточно описать проблему и желаемый результат.

• Ошибка — формулировать решение, а не задачу.

• Если вы не очень хорошо понимаете, как решить свою задачу, не пытайтесь сами сформулировать решение. Если вы неправильно его сформулируете, это может отпугнуть подходящего исполнителя.

• Задача: нужен сайт, чтобы продать билеты на концерт и оплачивать их на сайте.

• Возможное решение: сделать промосайт с формой оплаты.

• Как заказчик видит решение: раз нужно что-то покупать, нужен интернет-магазин.

• Исполнитель думает: мы не делаем интернет-магазины.

• 3. Укажите стоимость

• Цена помогает исполнителю понять, что ваш проект ему выгоден. Никто не хочет работать в убыток.

• Если в тендере не называют стоимость, для участников это тревожный знак. Кажется, что выбирать будут самого дешевого, сильные компании не работают в таких условиях. Им важно не только получить заказ, но и сделать хороший проект, который не стыдно положить в портфолио. Если не указать стоимость, можно потерять половину участников.

• Заказчик не может сам определить стоимость своего проекта, поэтому мы рекомендуем указывать вилку стоимости. Нижнее значение — это средняя стоимость похожих проектов и комфортная для вас цена. Верхнее значение — это максимум, на который вы можете пойти. Он нужен, чтобы разработчик понимал, насколько интересное решение можно вам предложить.

• Примерную стоимость подскажут сами исполнители, если вы подробно описали задачу. Но учтите, что это именно примерная стоимость, с которой исполнитель готов начинать. Итоговая смета проекта будет отличаться. Если названная стоимость вам не подходит, говорите сразу, чтобы исполнитель не тратил свое и ваше время.

• Ошибка — занижать стоимость.

• Если специально занизить стоимость, можно остаться ни с чем. Желающие всегда найдутся, но есть риск, что работу получит не самый надежный исполнитель. Сейчас сэкономите, а потом придется переделывать и снова платить.

• 4. Встречайтесь лично

• Если вы живете с участниками в одном городе, отправляйтесь к ним в офисы. Старайтесь встретится именно в офисе компании, а не в вашем. Все мы люди, и часто после личного знакомства вам не захочется работать с этой компанией.

• Бывает, что на сайте компания выглядит представительно, а на деле это два фрилансера без бухгалтерии. Такая компания справится с небольшими задачами, но долгий и сложный проект поручать ей опасно.

• Спросите, кто работает в штате. Старайтесь познакомиться со штатными сотрудниками, которые будут заниматься вашим проектом. Чаще всего это менеджер, дизайнеры и разработчики. Если узкие специалисты, например, 3D-дизайнер и фотограф, работают на аутсорсе, это нормально.

• Ошибка — выбирать того, кто больше нравится.

• Среди менеджеров есть профессиональные обольстители. Они умеют обаять клиента и нарисовать в его воображении красивую картинку. Если вы столкнулись с таким, это повод задуматься. Надежная компания постарается внушить доверие, а не симпатию. Доверие — это про соблюдение сроков и гарантии, про открытость процессов. Лучше работать со скучным типом, чью работу вы понимаете.

• 5. Не торопите

• Чтобы оценить проект по описанию задачи, нужно минимум 1-2 полных дня. Нужно подумать, поговорить с дизайнерами и разработчиками, сформулировать гипотезы и предложения. За пару часов это не сделать.

• Это не значит, что исполнитель будет 16 часов анализировать вашу задачу. Просто у всех есть своя работа, и компания не может остановить текущие проекты, чтобы подумать над вашим предложением. Хороший тон — прислать приглашение и узнать, сколько времени потребуется на оценку.

• Если вы хотите получить дизайн-концепцию, сообщайте об этом заранее. Укажите критерии оценки. Например, вы делаете сложный интернет-магазин, и структура сайта сейчас важнее, чем внешняя привлекательность концепции. Так компания будет знать, на чем сосредоточиться и какие решения нужно объяснять подробнее.

• Ошибка — не сообщать все условия задачи.

• Например, вы хотите сделать интернет-магазин. Приложили подробное описание и даже ТЗ. Компания назвала приемлемый для вас срок, и вы согласились. Подписав договор, вы сообщаете, что вообще-то фотографий товаров у вас нет и вы хотите получить их от заказчика. Или что продавать вы теперь будете по всей России, поэтому нужна геолокация и вообще сделайте сайт как для федеральной сети. Любое новое условие может полностью изменить задачу, а значит и сроки и способ ее решения.

• 6. Выберите победителя

• Правильный тендер выглядит так:

• 1. Вы позвали в тендер 10 участников. Подробно описали задачу и назвали примерную стоимость, поэтому 2 компании сразу отказались.

  2. 8 компаний прислали примерную смету проекта. Вы отобрали 4 компании, чья стоимость вас устраивает.

  3. Через неделю-две 4 участника прислали концепции. Вы сообщили, что берете пару дней на их изучение.

  4. Половина концепций вам не понравилась, вы поблагодарили авторов за участие.

  5. С 2 компаниями вы встречаетесь лично. Приезжаете в их офисы, знакомитесь с менеджерами и сотрудниками.

  6. Еще раз изучаете их портфолио, снова встречаетесь или просто полагаетесь на волю случая.

  7. Называете победителя. Остальным участникам сразу сообщаете, что благодарны за участие.

• Если вы все сделаете примерно так, в среднем тендер займет 2-3 недели. Этого хватит, чтобы оценить 5-10 компаний, с половиной познакомиться лично и одной из них поручить работу.

• Мы написали подробную инструкцию по проведению тендеров: весь процесс с примерами и разбором ошибок. Инструкция поможет, если вы проводите тендер впервые или просто боитесь зря потратить время.

• Как провести тендер на разработку сайта